Pengendalian tata cara informasi yaitu acara-kegiatan yang dikerjakan Manajer Sistem lnformasi untuk menyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam tata cara teknologi inforrnasi masih tetap dilaksanakan dan masih efektif dalam menangkal bahaya dan gangguan kepada metode info. Tujuan dari metode informasi tidak akan mengena jikalau metode ini terganggu, sehingga tata cara informasi harus mempunyai pertahanan kepada bahaya dan gangguan tersebut, dan pertahanan ini haus dilaku kan terus menerus.
Pengendalian di tata cara teknologi info terbagi menjadi dua kalangan, yakni :
1. Pengendalian Secara Umum (General Contnols)
2. Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
Pengendalian Secara Umum
Pengendalian secara biasa merupakan pengendalian-pengendalian sistem teknologi info yang paling luar yang mesti dihadapi apalagi dahulu oleh pemakai sistem informasinya. Pengendalian secara biasa terdiri dari :
1. Pengendalian organisasi
2. Pengendalian dokumentasi
3. Pengendalian kerusakan perangkat keras
4. Pengendalian keselamatan fisik
5. Pengendalian keselamatan data
Pengendalian Organisasi
Perencanaan yang bagus dan organisasi sistern inforrnasi yang berfungsi seperti yang dibutuhkan ialah pengendalian organisasi yang baik. Pengendalian organisasi ini mampu tercapai jikalau ada pemisahan peran dan pemisahan tanggung jawab yang tegas.
Pemisahan ini dapat berupa pemisahan peran dan tanggung jawab di antara departemen dan pemisahan tugas dan tanggung jawab di dalam departemen tata cara berita itu sendiri.
Fungsi-fungsi utama dalam departemen tata cara berita mesti dipisahkan peran dan tanggung jawabnya. Fungsi-fungsi utama yang perlu dipisahkan peran dan tanggung jawabnya yakni :
1. Bagian pengontrol data
2. Bagian yang mempersiapkan data
3. Bagian operasi komputer
4. Bagian pustaka data
5. Bagian pemrograman dan pengembangan tata cara
6. Bagian sentra informasi
Bagian pengontrol data (data control section) berfungsi sebagai penengah antara departemen sistem info dengan departemen lainnya. Bagian ini berfungsi mendapatkan data dari departemen yang lain, mengagendakannya, membuat batch control total, memantau jalannya pengolahan data, memonitor koreksi kesalahan selama pengolahan data dan mendistribusikan output kepada pemakai yang berhak.
Bagian yang menyiapkan data (data preparation section) berfungsi untuk menyiapkan data, melengkapinya (contohnya memperbesar dangan aba-aba-aba-aba yang diharapkan) dan memverifikasi kebenarannya, sehingga siap untuk dimasukkan ke dalam metode.
Bagian yang mengoperasikan data (data processing section) ialah bab yang berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan. Personil bab ini disebut Computer Operator dan melakukan pekerjaan sesuai dengan mekanisme yang tertulis di dalam manual pengoperasian.
Bagian penyimpan data (data library section) berfungsi mempertahankan ruangan penyimpanan data yang disebut dengan perpustakaan data. Perpustakaan data (data library) ialah kawasan dimana data dan acara disimpan dalam media simpanan luar. Personil bab ini disebut Pustakawan (Librarian).
Tujuan utama dari fungsi perpustakaan data ini yakni untuk pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bab yang menyimpan data dengan bagian yang hendak menggunakannya untuk operasi, sehingga mampu menangkal orang yang tidak berhak untuk mengaksesnya.
Bagian pemrograman dan pengembangan tata cara berfungsi didalam pembuatan acara dan pengembangan tata cara berita. Personil bab ini disebut dengan Programmer dan System Analyst. Bagian ini harus dipisahkan dengan bagian operasi dan dihentikan teriibat dalam pengoperasian secara pribadi alasannya mampu mengganti acara yang dipergunakan untuk maksud-maksud negatif.
Bagian sentra informasi dibuat dengan maksud untuk membantu para manajernya menciptakan program aplikasi sendiri untuk keperluan end user compufing atau end user development.
Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras
Proses pembuatan data dapat terusik bila terjadi kerusakan perangkat keras yang mampu menjadikan kemacetan proses. Untuk mencegah hah ini, maka dapat dijalankan dengan pengendalian perangkat keras, menyediakan perangkat keras cadangan dan berbelanja asuransi.
Pengendalian perangkat keras komputer ialah pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware malfunction).
Menyediakan perangkat keras cadangan merupakan ha1 yang sangat tidak murah. Sebagai alternatif menggunakan perangkat keras cadangan, beberapa organisasi memakai processor cadangan. Jika processor utama rusak, maka processor kedua sebagai processor cadangan akan digunakan, sehingga proses pengolahan data tidak terusik. Sistem komputer mirip ini disebut Dual processor computer atau Fault tolerant computer.
 |
| Gambar perangkat keras sebuah sistem isu. |
Pengendalian Keamanan Data
Menjaga integritas dan kemanan data merupakan pencegahan kepada keamanan data yang tersimpan di tabungan luar semoga tidak hilang, rusak dan diakses oleh orang yang tidak berhak. Cara-cara pengendalian keamanan data:
1). Menggunakan data log
Agenda (Log) dapat digunakan pada proses pengolahan data untuk memonitor, mencatat dan mengidentifikasi data. Kumpulan data yang akan dimasukkan ke departemen metode berita sebaiknya dicatat terlebih dahulu oleh data control group.
File dan acara yang diharapkan pada operasi pengolahan data juga mesti dicatat oleh librarian di library log. Dengan demikian segala sesuatu yang dapat mensugesti pergeseran data dapat diketahui, diidentifikasi dan dilacak.
Disamping data log, dapat juga dipakai transaction log, adalah sebuah file yang mau berisi nama-nama pemakai komputer, tanggal, jam, tipe pengolahannya, lokasi, dsb wacana penggunaan metode informasi yang pertu diketahui.
2). Proteksi File
Beberapa alat atau teknik tersedia untuk menjaga file dari penggunaan yang tidak benar yang mampu mengakibatkan rusak atau tergantinya data dengan nilai yang tidak benar, diantaranya yaitu cincin proteksi pita magnetik, write-protect tab, label ekternal dan label internal, serta read-only storage.
3). Pembatasan Pengkasesan (acces restriction)
Tujuan sekuriti yang penting yakni untuk mencegah personil yang tidak berwenang untuk dapat mengakses data. Pengaksesan harus dibatasi untuk mereka yang tidak berhak dengan cara:
- Isolasi fisik; Data yang penting mampu secara fisik diisolasi dari penggunaan personil-personil yang tidak berhak.
- Otorisasi dan kenali; Tiap-tiap personil yang berhak mengakses data telah diotorisasi dan diberi pengenal (diidentifikasi) dengan menunjukkan password kepada personil.
- Otomatic lockout; Untuk menangkal seseorang mencoba-coba password berulang-ulang, lazimnya mencoba password cuma diberikan peluang tiga kali.
- Pembatasan pemakaian
- Mengunci keyboard.
4). Data Backup dan Recovery
Pengendalian back-up dan recovegt diperiukan untuk be rjaga-jaga bila file atau database mengalami kerusakan, kesalahan data, atau kehilangan data. Back-up yakni salinan dari file atau database di daerah yang terpisah. Recovery ialah file atau database yang telah diperbaiki dari kerusakan, kesalahan atau kehilangan datanya.
Ada 5 tipe penyebab yang dapat mengakibatkan kesalahan, kerusakan atau kehilangan data:
- Disebabkan oleh kesalahan acara (acara error)
- Disebabkan oleh kesalahan perangkat lunak sistem (systems software error)
- Disebabkan oleh kegagalan perangkat keras (hardware failure)
- Disebabkan oleh kesalahan prosedur (procedural error)
- Disebabkan oleh kegagalan lingkungan (environmental failure)
Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi ialah pengendalian yang dipasang pada pengolahan aplikasinya. Pengendalian aplikasi terdiri dari :
1. Pengendalian-pengendalian Masukan (Input Control)
2. Pengendalian-pengendalian Pengolahan (Processing Control)
3. Pengendalian-pengendalian Keluaran (Output Controls).
Pengendalian-pengendalian Masukan (Input Control)
Pengendalian masukan memiliki tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid sudah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dikerjakan proses pengolahannya.
Data input yang akan dimasukkan ke dalam komputer mampu melibatkan dua tahap, yakni:
a. Data Capture (Penangkapan data) merupakan proses mengidentifikasikan dan mencatat kejadian aktual yang tejadi akibat transaksi yang dikerjakan oleh organisasi.
b. Data Entry (Pemasukan data) merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.
 |
| Gambar gambaran data entry pada sebuah sistem info. |
Pada tahap data capture dapat dijalankan pengendalian sebagai berikut :
1). Nomor urut tercetak pada dokumen dasar; Dokumen dasar harus diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuan dari pengendalian ini ialah untuk mengetahui kalau ada dukumen yang hilang.
2). Ruang maksimum untuk masing-msing field di dokumen dasar; Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field data yang meleset, yang dapat dilaksanakan dengan menawarkan ruang maksimum untuk masing-masing field data, sehingga keunggulan digit atau abjad mampu terlihat. Pengendalian ini ialah pengendalian untuk kebenaran data.
3). Kaji ulang data; Personil yang mengisi dokumen dasar mesti mengkasji ulang kembali data yang dicatatnya, dengan cara meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran datanya.
4). Verifikasi data; Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya oleh personil yang yang lain.
Pengendalian pada tahap pemasukkan data berbentukpengecekan yang sudah terprogram di dalam acara aplikasi dan disebut dengan Prograamed check (pengecekan program). Pengendalian yang ada di programmed check mampu berupa:
1). Echo check; Data yang diketikkan pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan ditampilkan (echo) pada layar terminal. Dengan demikian operator dapat membandingkan antara data yang diketikkan dengan data yang sebaiknya dimasukkan. Program dibuat sedemikian rupa dengan memberikan kesempatan pada operator untuk memperbaiki bila data yang diketikkan salah.
2). Existence check; Kode yang dimasukkan daripada daftar arahan-instruksi yang valid dan telah diprogram.
3). Matching check; Pengecekan ini dilaksanakan dengan membandingkan instruksi yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan.
4). Field check; Field dari data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe field-nya, apakah bertipe numerik, alphabetic, atau tanggal.
5). Sign check; Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk memilih apakah sudah berisi dengan nilai yang memiliki tanda yang benar, positif atau negetaif.
6). Relationship check atau logical check; Hubungan antara item-item data input mesti sesuai dan msuk nalar. Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa kekerabatan antara item-item data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk nalar, maka akan ditolak oleh komputer.
7). Limit check atau reasonable check; Nilai dari input data diperiksa apakah cukup berargumentasi atau tidak. Contohnya adalah tanggal digitasi yang terjadi adalah 30 Februari 2011 ialah tidak berargumentasi.
8). Range check; Nilai yang dimasukkan dapat dipilih supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang telah ditentukan.
9). Self-checking digit check; Self-checking digit check ialah pengecekan untuk menyelidiki kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekan ini dipakai alasannya adalah operator condong melakukan kesalahan memasukkan digit-digit data.
10). Sequence check; Sequence check mengusut urutan dari record data yanag dimasukkan dengan cara membandingkan nilai-nilai field record tersebut dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan.
11). Label check; Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal yang ada di tabungan luar mampu diperiksa untuk dicocokkan dengan yang seharusnya dipakai.
12). Batch control total check; Batch control total check lazimnya dipraktekkan pada pengelolaan data dengan sistem batch processing.
13). Zero-balance check; Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit, maka nilai-nilai tersebut mesti imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol. Zero balance check akan melaksanakan pengecekan selisih antara dua sisi tersebut mesti imbang.
Pengendalian-pengendalian Pengolahan
Tujuan dari pengendalian-pengendalian pengolahan ialah untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama proses pembuatan data yang dilaksanakan sesudah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan mampu terjadi karena acara aplikasi yang dipakai untuk mengolah data mengandung kesalahan. Kesalahan-kesalahan yang umumnya disebabkan oleh kesalahan dalam acara yaitu:
1). Overflow; Overflow terjadi bila proses pembuatan mengandung perkiraan yang alhasil terlalu besar atau terlalu kecil, sehingga tidak muat untuk disimpan di memori komputer. Jika terjadi overflow, maka hasil dari proses pengolahan data menjadi tidak sempurna lagi.
2). Kesalahan akal acara; Kesalahan ini ialah kesalahan yang berbahaya dan susah untuk dilacak, alasannya adalah kesalahan nalar acara tidak mampu ditunjukkan oleh komputer dan tetap akan didapatkan hasilnya, namun dengan hasil yang salah.
3). Logika acara yang tidak lengkap.
4). Penanganan pembulatan yang salah; Permasalahan pembulatan terjadi jikalau tingkat ketepatan yang dikehendaki dari perkiraan arithmatika lebih kecil dari tingkat ketepatan yang terjadi.
5). Kesalahan akhir kehilangan atau kerusakan record.
6). Kesalahan urutan data.
7). Kesalahan data di file pola (reference file).
8). Kesalahan proses serentak; Kesalahan proses bersamaan (concurency) terjadi jika suatu file di dalam basis data dipergunakan oleh lebih dari seorang pemakai dalam network.
Pengendalian-pengendalian Keluaran
Keluaran (output) yang ialah produk dari pengolahan data dapat dihidangkan dalam bentuk hard copy dan soft copy. Pengendalian-pengendalian keluaran dimaksudkan untuk dipraktekkan pada kedua macam bentuk keluaran tersebut. Dalam bentuk hard copy keluaran yang paling banyak dilakukan ialah berupa laporan yang dicetak memakai printer.
Untuk menciptakan laporan yang berupa hard copy mampu dilakukan melalui beberapa tahapan, yakni :
1) Tahap menyediakan media laporan
2) Tahap memproses program yang rnenghasilkan laporan
3) Tahap pembuatan laporan di printer file
4) Tahap pengumpulan laporan
5) Tahap mencetak laporan di media kertas
6) Tahap mengkaji ulang laporan
7) Tahap pernilahan laporan
8) Tahap distribusi laporan
9) Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan
10) Tahap pengarsipan laporan
11) Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diharapkan
Pengendalian-pengendalian keluaran yang dapat dilaksanakan untuk masing-masing tahap keluaran yakni selaku berikut :
1) Pengendalian pada tahap penyediaan media laporan; Pengendalian terhadap penyimpanan media laporan ini dapat dikerjakan dengan cara selaku berikut :
- Menyelenggarakan metode penyimpanan media laporan tercetak
- Pengendalian terhadap pengaksesannya
- Pemberian nomor urut
- Penyimpanan cap pengakuan yang terpisah
2) Pengendalian pada tahap pemrosesan acara penghasil laporan; Pengendalian pada proses acara yang digunakan untuk mencetak laporan merupakan pengecekan-pengecekan yang telah dipasang di dalam program. Pengendalian ini bermaksud untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan inforrnasi yang dicetak di dalam laporan.
3) Pengendalian pada tahap pengerjaan printer file; Kemungkinan suatu laporan tidak langsung dicetak ke printer, namun direkam terlebih dahulu ke file, karena disebabkan oleh beberapa hal, seperti :
- Menunggu printer yang sedang dipakai oleh proses yang lain.
- Bentuk dan isi laporan akan dimodifikasi kembali.
- Kalau printer file digunakan, maka harus dijalankan pengendalian-pengendalian sebagai berikut: Isi dari printer file tidak mampu diubah oleh orang lain yang tidak berhak, printer file tidak disalin oleh orang lain yang dihentikan melihat isi laporan, dan printer file hanya dicetak untuk keperluan yang sah saja dan dihapus jikalau sudah tidak dibutuhkan.
4) Pengendalian pada tahap pencetakan laporan; Pengendalian pada tahap ini memiliki dua tujuan utama untuk meyakinkan bahwa yang dicetak hanya sejumlah tembusan yang dibutuhkan saja dan menangkal isi dari laporan tidak terbaca oleh orang lain yang tidak berhak.
5) Pengendalian pada tahap pengumpulan laporan; Setelah laporan dicetak, maka mesti dikumpul kan segera oleh staf bab pengendalian. Semua laporan mampu diletakkan terlebih dahulu di kawasan yang khusus dan terkunci sebelum didistribusikan. taporan dihentikan ditinggal di ruang komputer secara sembarang pilih, sebab dapat hilang atau terbaca oleh orang lain yang tidak berhak.
6) Pengendalian pada tahap kaji ulang laporan; Sebelum laporan didistribusikan dan dipakai oleh pemakai laporan, maka laporan-laporan tersebut harus bebas dari kesalahan serta harus mencerminkan isu yang tidak menyesatkan. Untuk itu laporan sebelum didistribusikan mesti diperiksa kembali atau dikaji ulang kepada kesalahan yang tampak, misalnya field yang mengandung nilai yang tidak masuk nalar, cetakan yang tidak benar, data yang hilang atau tidak terbaca, dsb.
7) Pengendalian pada tahap pemilahan acara; Jika laporan berisikan beberapa halaman atau berisikan beberapa jenis untuk beberapa pemakai yang berbeda, maka laporan tersebut perlu untuk dipilah dalam kelompok-golongan tertentu. Staf bab pengendalian barus turut memantau dan memeriksa bahwa laporan-laporan tersebut telah lengkap, tidak ada yang hilang dan tidak difotokopi atau disalin. Kemudian laporan yang telah dipilah harus langsung didistribusikan.
8) Pengendalian pada tahap distribusi laporan; Pengendalian yang mampu dipraktekkan pada tahap ini adalah :
- Laporan dapat diberi tanggal kapan dibuat, sehingga distribusi yang terlambat mampu dikenali oleh pemakainya.
- Dibuat daftar distribusi siapa-siapa pun yang berhak untuk menerima laporan, sehingga distribusi tidak keliru ke pihak lain yang tidak berhak.
- Untuk laporan yang penting, mesti dibentuk daftar penerimaan yang ditandatangani oleh si penerima laporan selaku bukti bahwa laporan sudah didistribusikan dan diterima dengan benar dan lengkap.
9) Pengendalian pada tahap kaji ulang oleh pemakai; Penerima laporan semestinya mengkaji ulang isi dari laporan yang ditetimanya sebelum menggunakannya untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin ada. Pemakai laporan harus memperlihatkan umpan balik kepada bab Sistem Informasi kepada kesalahan atau ketidaksesuaian serta perbaikan lebih lanjut kepada laporan yang digunakannya, sehingga untuk di kemudian hari laporan mampu tebih efektif.
10) Pengendalian pada tahap pengarsipan laporan; Jika laporan telah tidak dipakai lagi oleh pemakai laporan pada sebuah ketika tertentu, namun masih penting untuk dipakai di periode mendatang, maka laporan tersebut harus diarsip dengan baik. Pengarsipan laporan harus aman, tidak mudah dijangkau oleh orang lain yang tidak berhak.
11) Pengendalian pada tahap pemusnahan laporan; Bila laporan telah tidak dipakai lagi selamanya, maka laporan mesti dimusnahkan. Pemusnahan laporan hams benarbenar dilakukan tak berbekas, yang mampu dilakukan dengan dibakar atau dihancurkan dengan alat pengracik kertas. Laporan yang berupa soft copy, informasi ditampilkan pada layar terminal. Pengendalian yang dilaksanakan pada laporan yang berupa soft copy meliputi :
a) Pengendalian pada berita yang ditansmisikan
Pengendalian ini dimaksudkan agar orang yang tidak berhak tidak mampu menyadap di tengah jalur untuk info yang diantarkan. Kalau transmisi gosip menggunakan jalur telekomunikasi, maka mampu dilaku kan dengan menyandikan (encryption) berita yang ditransrnisikan. Kalau pengantaran gosip sifatnya lokal dengan rnenggunakan kabel, maka jalur kabel mesti diawasi semoga penyadapan ka bel (wiretapping) mampu dicegah.
b) Pengendalian pada tampilan di layar terminal
Pengendalian ini memiliki kegunaan untuk mencegah mereka yang tidak berhak untuk dapat melihat inforrnasi yang ditampilkan di layar terminal. Pengendalian ini mampu dijalankan dengan beberapa cara :
- Menempatkan masing-masing terminal di ruangan yang terpisah.
- Menampilkan inforrnasi yang penting dan tidak mau terlihat orang lain dengan tampilan intensitas rendah (low intensity) di layar terminal, sehingga tidak mudah dibaca dari jarak jauh.
- Meletakkan terminal yang menghadap ke tembok, sehingga tidak gampang tampakbagi mereka yang melalui.
Sumber https://www.geologinesia.com/
